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Cuando empiezas a recibir un volumen constante de leads, la memoria y las hojas de cálculo dejan de ser opciones viables. Ahí es donde necesitas un buen software de gestión de leads para ordenar el seguimiento y aprovechar mejor cada oportunidad comercial.
Desde nuestra agencia de generación de leads, hemos comprobado en cientos de empresas que una misma inversión en captación produce resultados muy distintos según la plataforma que sostiene la gestión comercial de los leads y oportunidades.
En el mercado hay muchas opciones disponibles, pero ninguna comparativa te dice cuál encaja mejor con tu negocio. Por eso hemos preparado esta guía para explicarte todo lo que necesitas saber para escoger el mejor software de gestión de leads, incluídos los tipos de plataformas que existen y los criterios que debes tener en cuenta antes de tomar una decisión.
Además, te mostramos una opción que resuelve mucho más que la gestión de leads y que incluso es gratuita cuando llega con el equipo que lo implementa.
Un software de gestión de leads (o simplemente gestor de leads) es una solución tecnológica que registra, ordena, cualifica y hace el seguimiento de tus clientes potenciales desde que entran en tu empresa hasta que llegan a ventas.
A día de hoy, el catálogo de software comercial parece infinito, aunque en el fondo casi todas las herramientas encajan en tres grandes categorías según la fase del proceso en que intervienen.
Entender esa división te ahorra horas de comparativas, ya que el primer filtro pasa por el tipo de plataforma que necesita tu empresa, mucho antes que por el proveedor que elijas. A continuación, te explicamos en detalle cada categoría.
Un CRM de gestión comercial es la opción más utilizada en empresas que ya reciben leads y necesitan ordenar el trabajo del equipo de ventas. Su función principal es centralizar la información de cada lead, asignar responsables y registrar el proceso desde el primer contacto hasta el cierre.
Gracias a estas plataformas, tus leads no acaban repartidos en múltiples canales y herramientas desconectadas. Cuando el volumen crece, ese desorden empieza a tener un coste directo en contactos que se atienden tarde o se pierden por el camino y conversaciones que se retoman sin la información necesaria.
Funciones principales de un CRM comercial:
Un CRM funciona mejor cuando marketing y ventas comparten la misma información. Gracias a esa conexión, el equipo no recibe un contacto aislado, sino una oportunidad con los datos y el contexto necesarios.
Si conoces el origen del lead, el formulario que ha rellenado o la interacción previa con la empresa, la conversación empieza mejor orientada. De esta forma, entendemos mejor el funcionamiento de un CRM para gestionar leads en cada fase del proceso comercial.
Sin embargo, también debemos señalar los límites de este tipo de soluciones. Si bien un CRM comercial ordena y mejora el seguimiento de tus clientes potenciales, no garantiza por sí mismo más volumen ni mayor calidad de leads. Por eso mismo, muchas empresas lo usan únicamente como base de gestión.
En esta segunda categoría encontramos las herramientas de automatización de marketing, que ayudan a madurar el interés de los leads antes de que lleguen a una conversación con ventas mediante contenidos y comunicaciones adaptados al comportamiento de cada uno.
Esto encaja muy bien en empresas donde la decisión de compra no se toma en una primera visita. Si el lead necesita comparar opciones o resolver dudas antes de hablar con ventas, la automatización permite mantener la relación activa sin depender de acciones manuales constantes.
Funciones clave de las plataformas de automatización de marketing:
Estas plataformas automatizan acciones de lead nurturing para mantener el interés del cliente potencial mientras avanza en su decisión de compra. En lugar de dejar que el contacto se enfríe, la automatización le entrega contenidos útiles, mide sus señales de interés y ayuda a que llegue más preparado a ventas.
Más allá de estas ventajas, si el lead necesita una gestión directa por parte de ventas, la automatización de marketing ya no es suficiente y necesita apoyarse en un CRM integral para seguir el proceso hasta el cierre.
Después de los software que maduran el interés del lead, encontramos aquellos centrados en activar el contacto comercial. El objetivo principal de estas herramientas es ayudar al equipo de ventas a mantener un seguimiento activo de los prospectos, sin depender de listas manuales ni recordatorios improvisados.
A diferencia de una solución de automatización de marketing, aquí el foco está más cerca del equipo de ventas. La plataforma planifica llamadas, envía emails de seguimiento, lanza mensajes por LinkedIn o te notifica cuándo toca volver a contactar con un prospecto.
Funciones más importantes:
La gran ventaja de estas soluciones es que convierten el seguimiento comercial en un proceso automático y constante. Por ejemplo, si un lead no responde al primer email, el sistema puede programar un segundo intento; si tampoco contesta, activa una llamada o deja una tarea pendiente al agente.
Aun así, estas plataformas no registran el historial completo de la relación con cada lead ni muestran en qué punto del proceso comercial se encuentran, por lo que rinden mejor integradas con un CRM que les dé esa visión de conjunto.
Tras revisar las categorías principales, te presentamos un resumen comparativo para que puedas relacionar fácilmente cada tipo de software de gestión de leads con el problema concreto que quieres resolver en tu empresa.
Las tres categorías anteriores resuelven diferentes partes del mismo proceso: el CRM ordena el seguimiento comercial, la automatización de marketing madura al lead y las herramientas de prospección sostienen la actividad diaria del equipo de ventas.
El problema surge cuando tu empresa trabaja con piezas separadas y la información pasa de una plataforma a otra. De este modo, el recorrido se fragmenta y nadie ve con claridad el proceso completo desde que el lead entra hasta que compra.
Ante este problema, existe una cuarta categoría que reúne esas piezas en un mismo entorno mediante soluciones integrales cuyas automatizaciones abarcan todo el recorrido del lead, desde la captación hasta la venta e incluso el onboarding del cliente.
Así, puedes ver de dónde viene cada oportunidad, el interés que ha mostrado, las comunicaciones que ha recibido y cuál es el siguiente paso.
Cada tipo de plataforma gana en unos criterios y pierde en otros, así que elegir entre las tres categorías anteriores implica asumir ciertas renuncias. Ahora bien, a día de hoy ya existen soluciones que reúnen esas funciones en un mismo entorno, como el CRM de Bastida&Farina que ofrecemos GRATIS a nuestro clientes dentro del servicio de captación que se encarga de implementarlo.
A continuación, te contamos todo lo que reúne una solución de este tipo y cómo sus funciones te ayudan a maximizar tu ventas, entendiendo además sus enormes ventajas frente a las plataformas que trabajan cada parte del proceso por separado.
Una solución integral se puede conectar a tus canales de generación de leads, ya sean campañas de pago, formularios web, blog o prospección. Cada contacto llega al sistema en el instante en que se genera, sin exportaciones manuales ni hojas de cálculo intermedias.
Ese enlace directo también permite registrar el origen de cada lead, ya que no es lo mismo recibirlo desde una campaña con intención de compra que desde una descarga de contenido más inicial.
Con toda esa información, entiendes mejor el historial de cada oportunidad y adaptas la conversación desde el primer contacto. Además, puedes identificar los canales que aportan más volumen de leads de calidad y dónde conviene concentrar la inversión de marketing.
El tiempo de respuesta decide más ventas de las que parece. Un estudio sobre respuesta comercial detectó que contactar durante los primeros 5 minutos multiplicaba por 100 las opciones de hablar con el lead y por 21 las de cualificarlo frente a esperar media hora [1].
Una buena plataforma integral asigna cada lead a un agente en cuanto entra y lanza la primera acción de contacto automáticamente, sin esperar a que alguien revise su bandeja de entrada.
Cada lead requiere una atención distinta según el momento en el que se encuentra. Gracias al lead scoring integrado en el CRM, puedes ordenar esa prioridad mediante un filtro que asigna una puntuación a cada cliente potencial según su perfil y su comportamiento (por ejemplo, las páginas que visita, los formularios que completa o los correos que abre).
Con esa lectura, el comercial puede distinguir fácilmente a las oportunidades que muestran más intención de compra de aquellas que aún necesitan maduración antes de pasar a ventas.
Ese filtro previo también protege el tiempo de ventas, ya que deja de repartir llamadas entre contactos fuera de perfil y las concentra en quienes se convierten en leads cualificados, es decir, personas que muestran interés real y encajan con el perfil de cliente que tu empresa busca.
Por otra parte, los leads que aún no cualifican quedan en una lista de maduración con su historial completo, lo que facilita retomarlos más adelante y sin empezar la relación desde cero.
Una solución integral también mantiene activo el acompañamiento de tus leads, incluso si el comercial no está interviniendo en ese momento. La plataforma programa recordatorios, activa tareas y envía contenidos de valor según la fase de cada prospecto.
Mientras el cliente potencial compara opciones o termina de madurar su decisión de compra, el sistema puede enviarle casos de éxito, vídeos o contenidos que resuelvan dudas concretas. De este modo, la relación no se enfría y llega mejor preparada cuando vuelve a hablar con ventas.
Esta continuidad tiene un fuerte impacto en tu tasa de conversión (o tasa de cierre), puesto que un lead que sigue recibiendo atención tiene muchísimas más posibilidades de avanzar hacia la compra que uno que se queda bloqueado por falta de seguimiento.
A fin de cuentas, el objetivo es convertir más cantidad de leads en clientes aprovechando mejor las oportunidades que ya han entrado y han pasado el filtro comercial. Las automatizaciones mantienen los prospectos activos y evitan que una llamada pendiente o una propuesta sin respuesta se pierdan entre las tareas del día.
Uno de los grandes retos del marketing digital es conocer el retorno real de la inversión. Al centralizar la captación y el cierre en un mismo entorno, la plataforma te muestra cuáles son los canales que generan más clientes.
Si bien el coste por lead sigue siendo una métrica útil, deja de funcionar como criterio principal cuando puedes compararlo con el coste real de conseguir un cliente.
También cambia la forma de medir y analizar la generación de leads, porque ya no observas solo cuántos contactos entran, sino qué ocurre con ellos después. De esta forma, cada canal se valora por su capacidad para generar negocio y no únicamente por el volumen que aporta.
A partir de ahí, tu empresa puede invertir con mucho más criterio. Un canal que parece caro al principio puede acabar siendo el más rentable si trae oportunidades que compran con más frecuencia. Del mismo modo, una fuente barata pierde atractivo si genera mucho volumen, pero pocas ventas.
Por otra parte, las soluciones integrales devuelven a tus campañas información sobre los leads que han cualificado o han comprado, permitiendo a los algoritmos recibir señales más precisas que un simple formulario. Con el tiempo, la inversión se orienta hacia perfiles que tienen más posibilidades de comprar tu producto o servicio.
En conjunto, todo ello permite que el sistema aprenda de las ventas reales y use esa información para mejorar tu captación de leads.
Después de ver todo lo que puede hacer un buen software de gestión de leads, conviene tener en cuenta su principal límite. Una solución de este tipo puede aprovechar mejor cada oportunidad, pero su potencia depende del volumen y la calidad de los leads que recibe.
Por eso, en Bastida&Farina implementamos un sistema integral y multicanal de captación que alimenta el CRM de forma constante. Con suficientes oportunidades sobre las que trabajar, la plataforma aplica la cualificación y las automatizaciones que hemos visto antes, mientras el CRM que incluimos gratis conecta esas acciones con todo el proceso comercial hasta la venta.
Gracias a este sistema, hemos generado más de 200 casos de éxito en los últimos 6 años y hemos acumulado reseñas y testimonios de clientes de diversos sectores, aplicando de forma personalizada todos nuestros secretos en la captación de leads.
Nuestro Sistema A.R.C.O. se apoya sobre tres ejes que explican estos resultados:
El resultado final es un ecosistema de captación y ventas como el que puedes ver en la siguiente imagen, que montamos en 30 días con un equipo multidisciplinar de más de 8 profesionales. Lo más importante es que trabajamos bajo garantías de rendimientos, es decir, que si NO tienes resultados, NO pagas.
Si quieres implementar este tipo de solución adaptada a tu empresa, solo tienes que agendar tu análisis gratuito con Bastida&Farina para que nuestro equipo valore tu caso y, si te podemos ayudar, decírtelo para avanzar.
En el caso de no poder acompañarte, te aportaremos valor con consejos para mejorar tus resultados comerciales y, si está dentro de nuestras posibilidades, te delegaremos a un colaborador que pueda trabajar contigo. Si aún así crees que has perdido el tiempo tras hablar con nosotros, te pagamos lo que valga tu coste por hora.
Así de seguros estamos de que, si has llegado hasta esta parte del artículo, probablemente te podemos ayudar con la gestión y la conversión de tus leads.
¡Esperamos conocerte pronto!
Referencias:
[1] Elkington, D., & Oldroyd, J. B. (2007).How much time do you have before web-generated leads go cold? MarketingSherpa.
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Antonio Parrilla es especialista en Growth Marketing con más de 10 años de experiencia internacional, convirtiendo objetivos de negocio en estrategias claras de captación y crecimiento.
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